智能檔案室的建設(shè)要素：
所謂智能檔案室,按照國際上較為流行的說法,就是“通過對建筑的4個基本要素,即結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)、服務(wù)和管理,以及它們之間的內(nèi)在聯(lián)系,以優(yōu)化的設(shè)計,提供一個合理,又擁有率的優(yōu)雅舒適、便利快捷、高度的環(huán)境空間”.換句話說,就是要以計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為核心,將建筑技術(shù)、計算機技術(shù)、通技術(shù)、控制技術(shù)、電子技術(shù)、監(jiān)視技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)等眾多相關(guān)的新技術(shù)緊密結(jié)合,有機集成,實現(xiàn)設(shè)備控制、通、辦公、消防、安保等管理的自動化.
目前,隨著智慧城市的建設(shè),智能化檔案室的建設(shè)也迫在眉睫,檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)需要具有檔案庫房內(nèi)所有設(shè)備進行一體化管理,設(shè)備包括智能密集架、恒溫恒濕設(shè)備、定位傳感器、空氣凈化消毒設(shè)備、紅外防盜設(shè)備、出入門禁設(shè)備、智能燈光照明設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備等集中一體化管理,以統(tǒng)一專用設(shè)備接口接入庫房局域網(wǎng)總線,各功能設(shè)備獨立運行的同時,根據(jù)設(shè)定邏輯和特定要求聯(lián)動運行,實現(xiàn)檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化,有效地保證了檔案的與壽命.
另外,標(biāo)準(zhǔn)的檔案室建設(shè)要嚴(yán)格按照檔案保護的“九防”(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫)要求而建設(shè)的,其目的是使檔案庫房環(huán)境更舒適、檔案存放更、檔案管理更、人員身體更.

檔案局頒布的《數(shù)字檔案室建設(shè)方案》,將檔案室建設(shè)工作總體上劃分為“標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、保障建設(shè)”等五大方面.其中,檔案室建設(shè)內(nèi)容主要體現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)體系中.目前,準(zhǔn)備新建智能化檔案室,且實體檔案年均增長迅速較快.
單位因有大量檔案長期存儲的需求,應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案室,配置鐵質(zhì)的檔案柜或檔案密集架、安裝溫濕度記錄儀器、加濕機、去濕機,空調(diào)、防盜門窗、防盜報警裝置和監(jiān)控等設(shè)備,定期施放驅(qū)蟲、防霉藥劑,采取防蟲、防霉、防鼠措施,經(jīng)常檢查檔案室的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和措 施,檔案室、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開,要不斷 研究和改進檔案的保管法和保護技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理的 現(xiàn)代化.

對檔案庫房的“九防”要求是：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防污染等.根據(jù)這些要求,檔案庫房保管應(yīng)具有如下的控制措施：
1、檔案庫房應(yīng)有防盜措施,一般庫房要加設(shè)防盜門窗.
2、檔案庫房窗子要配掛窗簾,防止陽光直射庫內(nèi)；同時庫房照明裝置應(yīng)以使用白熾燈為宜,避免日光燈中紫外線對檔案的破壞.
3、濕度較大的庫房應(yīng)配備去濕機及放置吸潮劑.
4、檔案庫房周圍要滅絕火源跡象,庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,要建立嚴(yán)密的防火制度并配備消防滅火器材.
5、為防止檔案發(fā)生鼠害,庫房應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥.
6、檔案庫房可通過灑冷水、機械通風(fēng)、自然通風(fēng)等方法減緩庫內(nèi)溫度過高現(xiàn)象.有條件的單位應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備,以達到庫房理想的溫度.
7、為防止灰塵對檔案的損害,庫房好加雙層窗,同時利用吸塵器及時吸除檔案柜架上的灰塵.
8、檔案柜架應(yīng)防止防蟲,以防檔案害蟲破壞檔案.