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智能檔案庫房已經(jīng)普及了么？是的，隨著科學技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的不斷發(fā)展，生活中的很多地方都出現(xiàn)了更數(shù)字化和智能化的產(chǎn)品，例如我們經(jīng)常見到的智能機器人、智能、智能汽車、智能遙控器等等....而為了適應和面對新型的發(fā)展形式及 各部門對檔案室的嚴格要求，老化檔案室已滿足不了使用要求，智能檔案庫房應運而生，那么智能檔案庫房具體智能在哪呢？與普通的密集架有什么區(qū)別？下面我們一起進行分析。
智能檔案庫房比普通密集架更“智”
智能檔案庫房的發(fā)展是基于普通密集架的，相比普通手動密集架，智能檔案庫房充分利用了先進的智能技術(shù)，增加了多個智能管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案的智能化存取、實現(xiàn)了智能調(diào)節(jié)溫度和濕度、實現(xiàn)了對庫房空氣質(zhì)量的檢測，在一定程度上減少了人工的工作時間和精力，有效的提高了工作效率。
不論是密集架還是智能檔案庫房，使用起來會發(fā)現(xiàn)都比傳統(tǒng)的柜子更方便，達到了事半功倍的效果，用來儲存檔案或資料時工作效率會得到很大的，所以若需要此類辦公家具，需要先確定好自身的需求，再進行挑選。
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有的檔案庫房的門窗未采取有效的防火、防盜、隔熱等措施,有的門窗密封不嚴,使庫房的溫度隨外界氣候的變化而變化,影響了檔案的壽命.因此,要想保持檔案庫房內(nèi)適宜的溫濕度,檔案管理人員就每天按時觀察,記錄庫房內(nèi)、外溫濕度的變化情況,如果配備了空調(diào)設備,則門窗的密閉一定要好.如果沒有空調(diào)和去濕設備,則應根據(jù)不同地區(qū)的氣候特點,適時進行自然通風,防止案卷的潮濕、發(fā)霉,這樣才能緩解溫、濕度對檔案庫房的不良影響.
檔案的利用
檔案保管的目的在于利用,隨著人們對檔案意識的不斷加強,檔案的利用率也在提高,但是在利用過程中卻發(fā)現(xiàn)由于一些利用者缺乏檔案保護的基本知識,對檔案造成不應有的損壞,如折卷、破裂、斑痕及磨損等,為了降低人為因素對檔案的損毀,既要保護它又要利用它,編制多種檢索工具,提高文件的查準率,提供復印件,編輯文件匯集,加強催退工作及借閱管理制度,對造成文件損壞的進行處理.
安防系統(tǒng)建設方案
布置紅外防盜傳感器,預設防拆報警功能,當非法人員強行進入時,輸入觸發(fā)布防狀態(tài)的紅外線報警器報警,同時本地監(jiān)控系統(tǒng)立即向管理中心報警.當內(nèi)部人員進入現(xiàn)場時,通過現(xiàn)場按鈕對紅外線報警器撤防,當人員離開時再進行布防.
視頻系統(tǒng)完整集成視頻監(jiān)測系統(tǒng),實時預覽、錄像、查詢等功能,當檔案室內(nèi)架體被打開時,聯(lián)動控制走廊處視頻監(jiān)控器自動記錄人員操作畫面；出現(xiàn)人員非法出入檔案室時,視頻監(jiān)控器自動錄像、自動儲存.
門禁系統(tǒng)包括門管理、卡管理、準進卡設置,它是一個可以脫機獨立運行的系統(tǒng),機房預警監(jiān)控系統(tǒng)出現(xiàn)任何問題都不會影響門禁系統(tǒng)的使用.管理人員可以對進出卡的注冊、授權(quán)、注銷、掛失等操作實現(xiàn)對人員進出權(quán)限的控制.當出現(xiàn)異常情況時,系統(tǒng)具有報警功能.
