檔案的鑒定
檔案在一定時(shí)期有著重要的歷史意義,但經(jīng)過若干年后,很多檔案已失去原有的價(jià)值,要對(duì)其進(jìn)行重新的鑒定,所以說鑒定是做好檔案工作的重要基礎(chǔ).通過鑒定,對(duì)重要檔案實(shí)施重點(diǎn)保護(hù),確定檔案的保存價(jià)值.對(duì)已失去價(jià)值的檔案經(jīng)過審批鑒定后可進(jìn)行銷毀,從而減輕庫房壓力,緩解檔案裝備少的緊張狀況.
總之,檔案的保護(hù)工作是一項(xiàng)長期而又艱巨的任務(wù),要通過各種綜合措施,促使對(duì)檔案保護(hù)工作的高度重視,促進(jìn)檔案工作人員刻苦鉆研、認(rèn)真負(fù)責(zé)地把檔案保護(hù)工作做好,大限度地延長檔案的壽命,從而更好地為各項(xiàng)工作服務(wù).
隨息化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生的檔案庫房環(huán)境監(jiān)控管理系統(tǒng),是一款專為保護(hù)檔案庫房而設(shè)計(jì)的多功能遠(yuǎn)程集中監(jiān)控系統(tǒng).通過監(jiān)控檔案庫房內(nèi)溫度、濕度、漏水、煙霧可以起到防潮、防水、防火等效果.當(dāng)溫濕度過高、發(fā)生漏水等狀況時(shí),系統(tǒng)通過發(fā)、、發(fā)郵件、系統(tǒng)彈窗、現(xiàn)場語音或聲光報(bào)警器給管理人員進(jìn)行報(bào)警,讓管理人員可以在短的時(shí)間內(nèi)作出處理措施滿足檔案管理的“八防”要求.通過這一系列的監(jiān)控,使檔案庫房的管理更具科學(xué)化、現(xiàn)代化、性能提高到更高的層面.
防日光直射和紫外線照射：采用人工照明時(shí),宜選乳白色防爆燈罩的白熾燈.當(dāng)采用熒光燈時(shí),應(yīng)有過濾紫外線和防火措施.窗戶要安裝防光窗簾,避免陽光直射檔案.
防有害生物：檔案庫房應(yīng)盡量將溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍,檔案箱柜內(nèi)應(yīng)放置防蟲、防霉,并及時(shí)更換.有條件的庫房可配備臭氧發(fā)生器,凈化庫房空氣.為防蟲和防鼠,管道通過墻面或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實(shí).其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施.
防塵、防污染：檔案庫房及箱柜保持整潔、無灰塵,箱柜、地面要用吸塵器、擰干的抹布、拖把清潔.嚴(yán)禁將其他用品與檔案一同存放.
防火：檔案庫房應(yīng)配備消防器材,采用氣體或干粉型,并定期檢查更換.庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品,嚴(yán)禁吸煙.庫房內(nèi)各類電器使用方法要規(guī)范,8小時(shí)以外、節(jié)假日或檔案員外出都要切斷電源.要安裝防火報(bào)警器.要做好每日下班前的檢查,確保萬無一失.
防盜：檔案庫房、箱、柜門應(yīng)及時(shí)上鎖,鑰匙由檔案管理人員保管,非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入庫房.離開庫房應(yīng)及時(shí)關(guān)燈、關(guān)門、關(guān)窗.檔案庫房一般應(yīng)安裝防盜報(bào)警器.
溫濕度檢測建設(shè)方案
在檔案室內(nèi)設(shè)置溫濕度傳感器,通過號(hào)采集器采集其溫濕度號(hào),再通過智能通訊器接入管理主機(jī),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案室內(nèi)的溫濕度的檢測,實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)可列表顯示、電子地圖顯 示、以及溫濕度首頁顯示、通過參數(shù)設(shè)定,當(dāng)溫濕度值超過設(shè)定閥值時(shí),及時(shí)發(fā)出報(bào)警,通過軟件提示、短播報(bào)方式提示用戶管理員.
3.1.2、恒溫控制建設(shè)方案
系統(tǒng)根據(jù)空調(diào)廠家提供檔案室內(nèi)溫控儀通訊協(xié)議或者直接更換檔案室內(nèi)溫控器,自動(dòng)控制檔案室內(nèi)空調(diào),當(dāng)檔案室內(nèi)溫度低于設(shè)定值時(shí),自動(dòng)開啟空調(diào)制熱,當(dāng)檔案室內(nèi)溫度高于設(shè)定值時(shí),自動(dòng)開啟空調(diào)制冷,使檔案室內(nèi)達(dá)到存放檔案溫度標(biāo)準(zhǔn).
一、檔案的收集與整理
建立、健全嚴(yán)格的規(guī)章制度,凡屬歸檔的文件材料,～定要保持完整,做好乎時(shí)的收集工作,做好文件的收發(fā)登記工作,對(duì)技術(shù)檔案可隨時(shí)立卷、半年立卷、年終立卷,盡量避免案卷的插卷或補(bǔ)卷,減少檔案的機(jī)械磨損.
檔案的整理工作對(duì)維護(hù)檔案的完整與是十分重要的.首先,通過整理可以進(jìn)一步了解收集工作的質(zhì)量,并可根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向文書立卷部門提出要求.其次,在整理過程中還可以對(duì)某些不符合歸檔要求的檔案材料進(jìn)行技術(shù)處理.如：對(duì)已破損的文件進(jìn)行裱糊,對(duì)墨跡不符合要求的文件進(jìn)行復(fù)印,對(duì)字跡不清的文件進(jìn)行重抄、注明等.
二、檔案的存放保管
檔案庫房是保管檔案基本的條件,庫房的好壞,將直接影響著檔案保護(hù)工作的成效,衡量檔案庫房的標(biāo)準(zhǔn),主要是看檔案庫房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).
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