檔案室內(nèi)檔案保護工作堅持從實際出發(fā).從檔案運行的各個環(huán)節(jié)做起,努力創(chuàng)造一個有利于檔案保護的小環(huán)境,使檔案得到有效的保護.
  一、檔案的收集與整理
  建立、健全嚴(yán)格的規(guī)章制度,凡屬歸檔的文件材料,～定要保持完整,做好乎時的收集工作,做好文件的收發(fā)登記工作,對技術(shù)檔案可隨時立卷、半年立卷、年終立卷,盡量避免案卷的插卷或補卷,減少檔案的機械磨損.
  檔案的整理工作對維護檔案的完整與是十分重要的.首先,通過整理可以進一步了解收集工作的質(zhì)量,并可根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及時向文書立卷部門提出要求.其次,在整理過程中還可以對某些不符合歸檔要求的檔案材料進行技術(shù)處理.如：對已破損的文件進行裱糊,對墨跡不符合要求的文件進行復(fù)印,對字跡不清的文件進行重抄、注明等.
  二、檔案的存放保管
  檔案庫房是保管檔案基本的條件,庫房的好壞,將直接影響著檔案保護工作的成效,衡量檔案庫房的標(biāo)準(zhǔn),主要是看檔案庫房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).

很多單位把潮濕的地下室或低矮的平房作為檔案庫房,因為地下室受光線、灰塵及有害氣體的影響較少,也比較.關(guān)鍵是如何進行防潮,要采用去濕機進行除濕,使庫房內(nèi)的溫濕度保持在一定范圍.而低矮的平房做庫房,既不,還容易造成檔案的發(fā)霉、生蟲,庫房內(nèi)的溫度忽高忽低,很不利于檔案的保護,難以達到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).
  有的檔案庫房的門窗未采取有效的防火、防盜、隔熱等措施,有的門窗密封不嚴(yán),使庫房的溫度隨外界氣候的變化而變化,影響了檔案的壽命.因此,要想保持檔案庫房內(nèi)適宜的溫濕度,檔案管理人員就每天按時觀察,記錄庫房內(nèi)、外溫濕度的變化情況,如果配備了空調(diào)設(shè)備,則門窗的密閉一定要好.如果沒有空調(diào)和去濕設(shè)備,則應(yīng)根據(jù)不同地區(qū)的氣候特點,適時進行自然通風(fēng),防止案卷的潮濕、發(fā)霉,這樣才能緩解溫、濕度對檔案庫房的不良影響.
  檔案的利用
  檔案保管的目的在于利用,隨著人們對檔案意識的不斷加強,檔案的利用率也在提高,但是在利用過程中卻發(fā)現(xiàn)由于一些利用者缺乏檔案保護的基本知識,對檔案造成不應(yīng)有的損壞,如折卷、破裂、斑痕及磨損等,為了降低人為因素對檔案的損毀,既要保護它又要利用它,編制多種檢索工具,提高文件的查準(zhǔn)率,提供復(fù)印件,編輯文件匯集,加強催退工作及借閱管理制度,對造成文件損壞的進行處理.

標(biāo)準(zhǔn)的檔案室建設(shè)要嚴(yán)格按照檔案保護的“九防”(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫)要求而建設(shè)的,其目的是使檔案庫房環(huán)境更舒適、檔案存放更、檔案管理更、人員身體更.根據(jù)這些要求,檔案庫房保管應(yīng)具有如下的控制措施：

1、檔案庫房應(yīng)有防盜措施,一般庫房要加設(shè)防盜門窗.
2、檔案庫房窗子要配掛窗簾,防止陽光直射庫內(nèi)；同時庫房照明裝置應(yīng)以使用白熾燈為宜,避免日光燈中紫外線對檔案的破壞.
3、濕度較大的庫房應(yīng)配備去濕機及放置吸潮劑.
4、檔案庫房周圍要滅絕火源跡象,庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,要建立嚴(yán)密的防火制度并配備消防滅火器材.
5、為防止檔案發(fā)生鼠害,庫房應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥.
6、檔案庫房可通過灑冷水、機械通風(fēng)、自然通風(fēng)等方法減緩庫內(nèi)溫度過高現(xiàn)象.有條件的單位應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備,以達到庫房理想的溫度.
7、為防止灰塵對檔案的損害,庫房加雙層窗,同時利用吸塵器及時吸除檔案柜架上的灰塵.
8、檔案柜架應(yīng)防止防蟲,以防檔案害蟲破壞檔案.