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，ISO14001標準中有11個要素是要求建立并保持程序的，對這11個要素存在的問題可以從兩方面分析，一是程序建立得不符合，沒有建立程序或程序建立得不完善；二是程序保持得不符合，未按程序規(guī)定過程實施或者是實施的效果不佳。這可以根據(jù)企業(yè)的實際狀況，在11個程序文件的基礎上增加若干個程序文件，以提高運行效果。另外在編制運行控制程序包時，應針對企業(yè)特點和重要環(huán)境因素，編制出適宜的、的運行控制程序文件。
 



文件管理(4.4.5)
  組織應建立并保持一套程序，管理本標準所要求的所有文件，從而確保：
  a、文件能夠定位；
  b、對文件進行定期評審，如必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性；
  c、凡對環(huán)境管理體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都能得到有關文件的現(xiàn)行版本；
  d、及時將失效文件從有發(fā)放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；
  e、由于法律和(或)保留息的需要而保存的失效文件，予以適當標識。




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環(huán)境管理體系文件編制(4.4.4)
  組織應以書面或電子形式建立并保持下列息；
  (a) 對管理體系核心要素及其相互作用的描述；
  (b) 查詢相關文件的途徑。
  理解要點：
  條款要求以文件的形式描述組織的環(huán)境管理體系，并提供相關文件的查詢途徑，一般應形成一套環(huán)境管理文件系統(tǒng)，支持現(xiàn)有的環(huán)境管理體系，為組織的內部管理和外部審核提供依據(jù)。
  環(huán)境管理體系文件的內容應足夠詳盡，能充分描述環(huán)境管理體系的核心要素，以及它們之間相互作用的情況，這里所指的管理體系核心要素可理解為管理的基本要素，即ISO14001的17個要素。
  組織在編寫環(huán)境管理體系文件時，可參考組織原有的管理體系文件，如ISO9000體系文件，可包括手冊、程序及作業(yè)指導書、表格記錄、及其他文件多個層次和類型。環(huán)境管理體系并不嚴格地要求組織擁有環(huán)境管理手冊，也不支持采用復雜的文件系統(tǒng)。
  所有上述文件都是環(huán)境管理體系文件的組成部分，為了便于管理使用和外部審核，各層次文件間應指出查詢途徑。另外，環(huán)境管理體系文件應與其他體系文件相協(xié)調，可以將環(huán)境文件納入其它體系文件中或引用其它文件。同時也需要提供查詢辦法。
  環(huán)境管理體系文件可以以傳統(tǒng)的書面形式也可以以先進的電子媒體形式建立和保持，也可兩種形式并存。




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